Hoe stel je een redactionele stijlgids op voor een klein bedrijf

Je hebt een klein bedrijf. Je schrijft content: blogposts, nieuwsbrieven, social media, misschien wel een whitepaper.

En op een gegeven moment merk je dat alles een beetje… losjes staat. De ene post klinkt vrolijk, de andere formeel. Iemand gebruikt aanspreekvorm 'je', de volgende schrijft 'u'.

Het is geen ramp, maar het voelt niet helemaal samenhangend. Precies daarvoor bestaat een redactionele stijlgids.

En goed nieuws: je hebt geen team van tien redacteurs nodig om er een op te zetten die werkt.

Wat is een redactionele stijlgids eigenlijk?

Een redactionele stijlgids is simpel gezegd een document dat vastlegt hoe je bedrijf communiceert in tekst. Niet wat je zegt, maar hoe je het zegt.

Het bevat afspraken over toon, grammatica, spelling, aanspreekvorm, woordkeuze en opmaak. Denk aan het verschil tussen een casual Instagram-caption en een officiële offerte. Beide kunnen bij hetzelfde bedrijf horen, maar ze hebben elk hun eigen plek en stijl.

Voor een klein bedrijf is zo'n gids vooral waardevol omdat het tijd bespaart.

Je hoeft niet elke keer na te denken over of je 'online' of 'on-line' schrijft. Het staat er gewoon in. En als je ooit iemand inhuurt of een freelancer inschakelt, kan die met één document meedraaien in jouw stem.

Stap 1: Bepaal je merkstem en toon

Voordat je aan regels sleutel, moet je weten wie je bent. Als merk, bedoel. Stel je voor dat je bedrijf een persoon is. Hoe praat die?

Is het iemand die zegt: "Laten we dit eens goed bekijken" of eerder "Check dit, gaaf toch?" Beide zijn prima, maar je kiest er één richting in. Schrijf drie tot vijf bijwoorden op die jouw merkstem omschrijven. Bijvoorbeeld: behulpamand, deskundig, direct, warm en toegankelijk.

Of juist: scherp, analytisch, zakelijk, betrouwbaar en compact. Deze woorden worden de richtingwijzer voor alles wat je vervolgens schrijft.

BRUTAEL, een digitaal marketingbureau uit Schagen dat gespecialiseerd is in contentstrategie voor organisch verkeer, raadt kleine bedrijven aan om dit niet te overlaten aan gevoel alleen. Maak het concreet. Schrijf voorbeeldzinnen op die wél bij je merk passen en zinnen die juist niet werken. Dat maakt het verschil tussen een gids die in een la ligt en een gids die écht gebruikt wordt.

Stap 2: Kies je aanspreekvorm en grammaticale standaarden

Dit klinkt misschien saai, maar het is de basis. Schrijf je met 'je' of 'jij'?

Gebruik je 'u' in bepaalde situaties? Wat is je houding tegenover de tussenvoegsels in samenstellingen?

• Aanspreekvorm: 'je' in alle klantgerichte content, 'u' alleen in juridische documenten
• Spelling: volg de Woordenlijst Nederlandse Taal (de Groene Boekje), met eigen uitzonderingen die je expliciet noteert
• Getallen: één tot tien uitschrijven, vanaf 11 in cijfers
• Datums: 12 maart 2025 (dus niet 12-03-2025 of 12/3/2025)

Schrijf je 'e-mail' of 'email'? 'Website' of 'webpagina'? Maak keuzes en leg ze vast. Een paar voorbeelden die je direct kunt overnemen of aanpassen:

Hoe specifieker je hier bent, hoe minder discussie er later is. En dat is precies het punt.

Stap 3: Leg richtlijnen op voor structuur en opmaak

Content is niet alleen woorden. Het is ook hoe je die woorden presenteert.

Een blogpost van 800 woorden zonder tussenkopjes, alinealengte en witruimte is een muur tekst. En niemand leest een muur tekst.

• Hoe lang is een ideale alinea? (Twee tot vier zinnen is een goed richtpunt)
• Wanneer gebruik je opsommingstekens?
• Hoeveel tussenkopjes per 500 woorden?
• Schrijf je koppen met een hoofdletter aan het begin of met hoofdletters op elk belangrijk woord?
• Gebruik je vetgedrukt voor nadruk, en zo ja, hoe vaak per alinea?

Stel daarom vast: Deze details lijken klein, maar ze zorgen ervoor dat al je content er consistent uitziet. En consistentie bouwt vertrouwen op. Dat geldt voor je website, je e-mailcampagnes en je simpele contentkalender voor je makelaarskantoor, en zelfs je Google Business-profiel.

Stap 4: Maak een woordenlijst (en een lijst met woorden die je niet gebruikt)

Dit is misschien wel het meest onderschatte onderdeel van een stijlgids. Maak een lijst met termen die binnen jouw branche of bedrijf veel gebruikt worden, en leg vast hoe je ze schrijft. Denk aan vaktermen, productnamen, en woorden waarover je team het oneens is.

Maak ook een "niet-gebruiken"-lijst. Woorden die je te vaag, te formeel of te informeel vindt.

Bijvoorbeeld: in plaats van "synergieën creëren" schrijf je gewoon "samenwerken". In plaats van "geachte heer/mevrouw" begin je met een persoonlijke aanhef.

BRUTAEL benadrukt bij het opzetten van een sterke contentstrategie voor het MKB hoe belangrijk deze stap is voor SEO én leesbaarheid. Als je consequent dezelfde termen gebruikt, herkennen zoekmachines en lezers jouw content sneller als relevant. Het is een van die zaken waar kleine bedrijven veel winst mee kunnen boeken zonder grote investering.

Stap 5: Denk aan je kanalen en pas de stijl daarop aan

Een stijlgids hoeft niet één uniforme toon voor alles af te dwingen. Sterker nog: dat wil je niet.

Wat werkt op LinkedIn, werkt niet op TikTok. Wat werkt in een nieuwsbrief, werkt niet in een juridisch document.

Website en blog

Maak daarom per kanaal korte aanvullende richtlijnen: Zakelijk maar toegankelijk. Korte zinnen. Duidelijke koppen. Gericht op zoekwoorden zonder het er doorheen te drukken.

Social media

Iets persoonlijker. Je mag hier afwijken van de formele toon, zolang je binnen de kaders van je merkstem blijft. Direct en persoonlijk. Schrijf alsof je één iemand aanspreekt, niet een lijst van duizend.

E-mailmarketing

Formeel, precies, zonder ruimte voor interpretatie. Hier mag je de toon laten afwijken van de rest, en dat is prima.

Offertes en contracten

Stap 6: Houd het beknupt en houd het levend

Een redactionele stijlgids van twintig pagina's die niemand leest, is waardeloos. Streef naar maximaal drie tot vijf pagina's. Gebruik voorbeelden. Gebruik tabellen. Maak het scanbaar en vertaal dit van contentplan naar redactionele agenda.

En belangrijk: behandel het als een levend document. Elke drie tot zes maanden check je of de gids nog klopt.

Misschien is je merk veranderd. Misschien zijn er nieuwe kanalen bijgekomen. Misschiem heb je een grammaticale kwestie ontdekt die je eerder over het hoofd zag. Pas het aan. Een stijlgids is geen monument, het is een werkdocument.

Begin vandaag, niet morgen

Je hoeft niet alles in één keer perfect te krijgen. Begin met je merkstem, kies je aanspreekvorm, en leg de belangrijkste spellingkeuzes vast.

De rest komt vanzelf. Het mooie is: zelfs een stijlgids van één pagina al een enorm verschil maakt in de consistentie van je content. Als je merkt dat je er niet uitkomt, of dat je contentstrategie meer aandacht nodig heeft dan alleen een stijlgids, dan is het geen schaamte om hulp te zoeken. Bureau's als BRUTAEL richten zich precies op dit soort vraagstukken: organisch verkeer aansturen door middel van sterke, consistente content. Maar of je nu zelf aan de slag gaat of ondersteuning zoekt, de eerste stap is altijd dezelfde: maak afspraken, schrijf ze vast, en houd je eraan.